Die Datenpool Version 13.3.0 bringt wieder viele neue Funktionen, die das Arbeiten im Datenpool verbessern und die Einsatzmöglichkeiten wesentlich erweitern. Der Schwerpunkt liegt dabei bei Workflows für die Prüfung und Freigabe von Dokumenten und Plänen, deren Einsatzmöglichkeiten sich mit den neuen Funktionen wesentlich erweitern. Im Detail sind folgende neue Funktionen implementiert:

1. Größe der Seitenleisten

Musste die Größe der Seitenleiste bisher manuell eingestellt werden, wird die mit der Maus aufgezogene Breite des Navigators nun automatisch im Benutzerprofil gespeichert. So kann die Anzeige individuell an die angezeigte Ordnerstruktur angepasst werden.

2. Konfigurationsübersicht

In der Konfigurationsübersicht wurden nun zusätzliche Informationen und Details zum Ablauf von Workflows eingepflegt, die den definierten Prüfprozess und die hinterlegten Prüfzeiten anzeigen.

3. Workflow-Diagramme

Ein besonderes Highlight der neuen Version ist die graphische Aufbereitung der Prüfschritte im Workflow. Neben der textlichen Darstellung der Prüfschritte mit allen relevanten Informationen kann nun auch das zugehörige Workflow-Diagramm geöffnet werden, das alle Prüfschritte interaktiv darstellt und zueinander in Beziehung setzt.
Die Anzeige der Personen, die den Workflow als Konfigurator bearbeiten können, rundet die neuen Funktionen ab und gibt nun Aufschluss über alle Bearbeitungsschritte des Workflows.

4. Funktionserweiterung von Prüfschritte

War es bisher möglich, bis zu 15 Prüfschritte je Workflow zu konfigurieren, können nun mit der neuen Version des Datenpools bis zu 25 Prüfschritte definiert werden. Besonders flexibel gestaltet sich nun auch die gewünschte Abfolge von Prüfschritten: serielle und parallele Prüfschritte können nun beliebig miteinander kombiniert werden und in Kombination mit bedingten Freigaben ergibt sich damit eine schier unendliche Anzahl von möglichen Kombinationen. Besonders praktisch ist nun auch, das der Label von Reserveprüfschritten vom Konfigurator individuell geändert werden kann.

5. Individuelle Infomails bei bedingter Freigabe

Immer wieder kommt es vor, dass nachfolgende Prüfer bedingte Freigaben vornehmen, die noch Änderungen im Plan erfordern. Nun ist es möglich, im Zuge dieser bedingten Freigabe andere Prüfer aktiv zu informieren, die ihre Prüfschritte bereits abgeschlossen haben. Da die Empfänger der Infomail frei ausgewählt werden können, sind auch bei komplexen Workflows gezielte Nachrichten an einzelne Personen möglich.

6. Workflow-Status zurücksetzen

Um die Bearbeitung von Prüfschritten noch flexibler zu gestalten, ist es nun möglich, einen ausgewählten Prüfstatus wieder rückgängig zu machen. Das ermöglicht es dem Prüfer vor allem, den Prüfschritt zwischenzuspeichern und erst später abzuschließen, auch wenn der Prüfstatus bereits ausgewählt wurde. Besondere Bedeutung kommt dieser neuen Funktion bei Workflows mit umfangreichen Formularfeldern zu, die oft nicht in einem Zug befüllt werden können.

7. Konfigurierbare Druckformulare

Für den Ausdruck von Dokument- oder Plancontainern kann nun die Reihenfolge der Containerabschnitte individuell festgelegt werden. Besonders interessant ist diese neue Funktion, wenn Formulare für die Eingabe von Daten verwendet werden, die auch ausgedruckt werden müssen.

8. Anzeige von gesendeten Infomails

Werden im Zuge der Bearbeitung von Dokumenten oder Plänen Infomails versendet, erfolgt nun auch automatisch eine Zuordnung dieser Nachrichten unter den gesendeten Mails in der Mailbox des Datenpools. Damit kann der Versand des Infomails einfach kontrolliert werden und das Infomail ist für spätere Zwecke dokumentiert.

9. Ordnerberechtigung

Die Administration der Ordnerberechtigung wurde komplett neu organisiert: die Berechtigung auf Ordner und Container wurde getrennt und kann nun einzeln vorgenommen werden. Wesentliche Verbesserungen gab es auch bei der Benutzerfreundlichkeit. So werden die vorgenommenen Änderungen nun visuell dargestellt und in neue Einträge, geänderte Einträge und gelöschte Einträge sortiert. Jeder Bearbeitungsvorgang wird nun auch im Bearbeitungsprotokoll festgehalten damit alle Änderungen transparent dokumentiert werden.

10. Ordneradministration

Eine wesentliche Verbesserung bei der Administration bringt die neue Version nun auch für die Bearbeitung der Ordnerstruktur für Dokumente und Pläne. Während bisher jeder Ordner einzeln angelegt werden musste, können mit der neuen Funktion nun ganze Ordner-Teilbäume kopiert und als neue Unterordner eingefügt werden. Mit dieser neuen Funktion wird vor allem dem Umstand Rechnung getragen, dass sich Unterordner bei der Ablage von Gewerken und Plänen oft wiederholen.