Als Drehscheibe für den Austausch von Informationen verfügt der Datenpool über umfangreiche Funktionen für eine effektive Kommunikation im Projekt. Neben der Versendung und Ablage von E-Mails und der internen Notiz kommt der Verteilung von relevanten Dokumenten eine entscheidende Rolle zu. Dabei werden nur mehr jene Personen über neue Dokumente informiert, die als relevante Empfänger hinterlegt sind.
Neben der Ablage von Daten und der projektinternen Kommunikation haben Sie auch die Möglichkeit, über den Datenpool mit Personen außerhalb der Plattform in Kontakt zu treten. Damit ist es möglich, 100% der Kommunikation über Datenpool abzuwickeln und alle relevanten Informationen an einem Ort zu bündeln. Wichtige E-Mails können Sie außerdem ganz einfach im Datenpool ablegen, um sie für alle Projektteilnehmer zugänglich zu machen.
Für eine effektive Kommunikation innerhalb Ihres Projektteams sorgt die interne Notiz, mit der einfach und schnell Informationen ausgetauscht und Aufgaben zugewiesen werden können. Im Bearbeitungsprotokoll werden alle relevanten Vorgänge dokumentiert, damit Sie später einfach nachvollziehen können, wer welche Informationen wann erhalten hat.
Das Infomail beim Speichern neuer oder aktualisierter Dokumente sorgt dafür, dass die relevanten Anwender auf neue Informationen im Datenpool aufmerksam gemacht werden. Durch die Zuweisung von Leseberechtigungen in jedem Dokument erhalten Sie nur jene Informationen, die für Sie auch wirklich relevant sind.
Der Austausch von Dokumenten und Informationen wird vom Datenpool durch eine container-spezifische Kommentarfunktion unterstützt. Unter Ihren hochgeladenen Dokumenten können Nutzer mit Leserechten unkompliziert Fragen, Rückmeldungen und Updates posten. Nach der Veröffentlichung Ihres Kommentars werden alle betroffenen Nutzer informiert, was den Informationsaustausch effizienter gestaltet.
Auch für internationale Projekte sind Sie mit dem Datenpool bestens gerüstet. Als echtes mehrsprachiges System bietet der Datenpool ein ganzes Set verschiedener Sprachen, die einfach im Benutzerprofil ausgewählt werden können. Das Besondere dabei: Obwohl alle im gleichen Projekt arbeiten, sieht jeder Benutzer die Oberfläche des Datenpools in seiner gewählten Sprache.
Das Hochladen von Dokumenten erfolgt nicht nur schnell, sondern bringt gleich mehr Ordnung in Ihr Projekt: Jede Datei wird in einem Container – einer Art Ordner – abgelegt, in dem Sie alle zusammengehörigen Anhänge speichern können. So bleibt zusammen, was zusammengehört.
Um das Auffinden zu erleichtern, kann jeder Container mit Schlagworten versehen werden. Individuelle Leserechte steuern den Zugriff auf Informationen und sorgen dafür, dass jeder Projektteilnehmer nur jene Informationen erhält, die er auch wirklich benötigt. Das Infomail beim Speichern von Dokumenten gewährleistet, dass die Benutzer auf neue Informationen aufmerksam werden und macht das Teilen von Informationen zum Kinderspiel.